GDPR – zásady zpracování osobních údajů

Společnost KAPITOL, a.s. (dále jen “KAPITOL” nebo “My”) v souvislosti s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady EU č. 2016/679 - Obecné nařízení o ochraně osobních údajů přijala tyto zásady zpracování osobních údajů.

Jejich cílem je poskytnout všem fyzickým osobám, jejichž osobní údaje zpracováváme, jasný přehled o:

• totožnosti a povaze KAPITOLu jako správce a zpracovatele osobních údajů,
• okruzích a kategoriích zpracovávaných osobních údajů,
• právní základy pro zpracování osobních údajů.
• účelech zpracování osobních údajů.
• době zpracování osobních údajů,
• příjemcích osobních údajů a důvodech předávání,
• právech těchto fyzických osob a postupech, jak je mohou uplatnit.

1. Kdo jsme?

A. Finanční zprostředkovatel

Na základě registrace u České národní banky KAPITOL podniká v oblasti zprostředkování produktů finančního trhu, a to jako:

• samostatný zprostředkovatel pojištění (v oblasti životního i neživotního pojištění);
• investiční zprostředkovatel;
• samostatný zprostředkovatel spotřebitelských úvěrů, zprostředkovatel stavebního spoření a úvěrů pro podnikatele a dalších bankovních produktů;
• zprostředkovatel doplňkového penzijního spoření a penzijního spoření se státním příspěvkem (tzv. staré penzijko).

V rámci své zprostředkovatelské činnosti nabízíme produkty finančního trhu od širokého spektra právních subjektů - pojišťoven, bank, stavebních spořitelen, investičních společností, obchodníků s cennými papíry a penzijních společností. Tyto subjekty jsou dále souhrnně zde uvedeny jako Obchodní partneři.

Ve vztahu k osobním údajům můžeme vystupovat v pozici správce i v pozici zpracovatele pro Obchodní partnery.

B. Realitní zprostředkovatel

V souladu se zákonem č. 39/2020 Sb., o realitním zprostředkování, podnikáme i na realitním trhu, zde máme postavení realitního zprostředkovatele.

C. Zprostředkovatel a obchodník v ostatních oblastech

Dále zprostředkováváme i prodej služeb a komodit mimo regulovaný finanční trh - investiční cenné kovy (zlato, stříbro a platina), dodávky energií, fotovoltaika a tepelná čerpadla, bezpečnostní schránky a máme prodej vlastního zboží v oblasti investičních cenných kovů.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Osobním údajem jsou jakékoliv informace, jež se vztahují k fyzickým osobám a na jejich základě je možno takovou osobu přímo či nepřímo identifikovat.

V rámci našeho podnikání dochází ke zpracování širokého spektra osobních údajů, které rozdělujeme do těchto základních okruhů:

1. osobní údaje zpracovávané při výkonu naší zprostředkovatelské činnosti v oblasti finančního  zprostředkování;
2. osobní údaje zpracovávané při zprostředkování koupě či vlastním prodeji cenných kovů a jiných produktů mimo finanční zprostředkování;
3. osobní údaje zpracovávané na základě naší činnosti realitního zprostředkovatele;
4. osobní údaje našich zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání;
5. osobní údaje členů naší distribuční sítě - poradců a makléřů;
6. osobní údaje našich dodavatelů;
7. osobní údaje získané od uživatelů našich webových stránek a na základě elektronické a telefonní komunikace.

Níže naleznete bližší údaje o zpracování vymezených okruhů osobních údajů a době zpracování.

2A. Finanční zprostředkování

O jaké osobní údaje v tomto případě jde?

Zpracováváme osobní údaje fyzických osob, kterým jsme poskytli, poskytujeme či budeme poskytovat naše zprostředkovatelské služby v oblasti finančního zprostředkování (vymezení naleznete v článku 1. bod A.) nebo jejichž osobní údaje jsme v souvislosti s poskytováním tohoto typu služeb získali a je nutné jejich zpracování.

Jde o fyzické osoby:

1. u nichž na základě zprostředkovatelské činnosti KAPITOLu došlo k uzavření smlouvy či přípravu návrhu smlouvy týkající se některého z finančních produktů, které KAPITOL zprostředkovává;
2. u nichž byla jednání o zprostředkování uzavření smlouvy či příprava návrhu smlouvy ukončena před jejím uzavřením;
3. které jednají v zastoupení našeho klienta (zákonní zástupci, opatrovníci, zmocněnci na základě plné moci, členové statutárních orgánů právnické osoby, zmocnění zástupci právnické osoby, starostové a další oprávnění členové územních samospráv, neziskových organizací, apod.);
4. jejichž osobní údaje jsou nezbytné pro řádné uzavření produktové smlouvy (např. osoby spolupojištěné, ručitelé, spoludlužníci, osoby obmyšlené, statutární orgán právnické osoby, skutečný vlastník, politicky exponovaná osoba atd.).

Produktem se rozumí zejména životní a neživotní pojištění, spotřebitelské úvěry, hypotéky, stavební spoření, doplňkové penzijní spoření, penzijní připojištění, investiční smlouvy a investiční nástroje, smlouvy o bankovních účtech, podnikatelské úvěry, atd. Portfolio všech produktů, k jejichž zprostředkování má Kapitol zákonné oprávnění a jež zprostředkovává na základě smlouvy uzavřené s Obchodním partnerem, je uvedeno na webových stránkách Kapitolu https://www.kapitol.cz na liště v části Povinně zveřejňované informace.

Jaké kategorie osobních údajů v tomto případě zpracováváme?

1. identifikační údaje, jimiž se rozumí osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci (zejména jméno, příjmení, datum narození nebo rodné číslo, bydliště, podpis, v případě podnikatelů také sídlo nebo místo podnikání, IČO a DIČ);
2. kontaktní údaje, tedy osobní údaje umožňující nám kontakt s fyzickou osobou (zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, datová schránka, bankovní spojení);
3. osobní údaje, které jsou obsaženy ve veřejně přístupných rejstřících, seznamech či evidencích (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, evidence skutečných majitelů, insolvenční rejstřík atd.);
4. nezbytné pro uzavření smluv či pro přípravu návrhů smluv (v rozsahu vyžadovaném jednotlivými Obchodními partnery).

Součástí této kategorie osobních údajů mohou být při zprostředkování životního pojištění rovněž údaje o zdravotním stavu, které spadají do zvláštních kategorií osobních údajů (známé též pod dřívějším označením “citlivé osobní údaje”), zejm. ve formě zdravotního dotazníku, který může být součástí smlouvy životního pojištění. Tyto údaje KAPITOL zpracovává v pozici zpracovatele osobních údajů pro pojišťovny jako Obchodní partnery a uchovává na základě zákonné povinnosti plynoucí ze zákona o distribuci pojištění a zajištění;

1. nezbytné pro zjištění požadavků a potřeb klientů a správný výběr produktu, který KAPITOL nabízí a zprostředkovává (údaje získané na základě vyplnění Záznamu z jednání - zejm. znalosti a zkušenosti s finančními produkty, preference ohledně produktů a jejich rizikovosti, apod.);
2. nezbytné pro účely identifikace a kontroly dle legislativy pro prevenci legalizace výnosů z trestné činnosti a financování mezinárodního terorismu např. místo narození, pohlaví, státní občanství, dále druh a číslo průkazu totožnosti, údaje o politicky exponované osobě a skutečném majiteli, výše a zdroj příjmů, hodnota majetku, účel obchodu;
3. vyplývající z navázaného smluvního vztahu a poskytování služeb KAPITOLu - např. údaje o uzavřených smlouvách, jejich trvání, platební historii klienta, změnách smluv, změně požadavků klienta, změně pojištěných nebo obmyšlených osob;
4. získané na základě komunikace mezi KAPITOLem a klientem - písemné zápisy z osobní komunikace, písemnou a elektronickou komunikaci, záznamy telefonních hovorů, chatové a videochatové komunikace atd.

Po jako dobu získané osobní údaje zpracováváme?

Zpracovávané osobní údaje uchováváme pouze po dobu stanovenou právními předpisy stanovující nám povinnost uchovávat dokumenty a záznamy vztahující se ke zprostředkování příslušné produktové smlouvy, ve všech případech uchováváme osobní údaje pro účely našich oprávněných zájmů nejméně po dobu 12 let ode dne posledního doloženého jednání nebo komunikace s klientem.

V případě probíhajícího soudního či správního řízení uchováváme osobní údaje vždy do pravomocného skončení příslušného řízení.

2B. Zprostředkování koupě služeb a komodit mimo regulovaný finanční trh nebo vlastní prodej

O jaké osobní údaje v tomto případě jde?

Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje fyzických osob, kterým jsme poskytli, poskytujeme či budeme poskytovat naše zprostředkovatelské služby v těchto oblastech: investiční cenné kovy (zlato, stříbro a platina), dodávky energií, fotovoltaika a tepelná čerpadla, bezpečnostní schránky, případně kterým nabízíme a prodáváme vlastní zboží v oblasti investičních cenných kovů.

Jde o fyzické osoby:

1. u nichž na základě zprostředkovatelské či vlastní obchodní činnosti KAPITOLu došlo k uzavření smlouvy či přípravu návrhu smlouvy, jejímž předmětem je koupě cenných kovů, dodávky energií, pořízení fotovoltaiky a tepelných čerpadel nebo pronájem bezpečnostních schránek;
2. u nichž byla jednání o zprostředkování uzavření takové smlouvy či příprava návrhu smlouvy ukončena před jejím uzavřením;
3. které jednají v zastoupení našeho klienta (zákonní zástupci, opatrovníci, zmocněnci na základě plné moci, členové statutárních orgánů právnické osoby, zmocnění zástupci právnické osoby, starostové a další oprávnění členové územních samospráv, neziskových organizací, apod.).

Jaké kategorie osobních údajů v tomto případě zpracováváme?

1. identifikační údaje, jimiž se rozumí osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci (zejména jméno, příjmení, datum narození nebo rodné číslo, bydliště, podpis, v případě podnikatelů také sídlo nebo místo podnikání, IČO a DIČ);
2. kontaktní údaje, tedy osobní údaje umožňující nám kontakt s fyzickou osobou (zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, datová schránka, bankovní spojení);
3. osobní údaje, které jsou obsaženy ve veřejně přístupných rejstřících, seznamech či evidencích (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík atd.);
4. nezbytné pro uzavření smluv či pro přípravu návrhů smluv v rozsahu vyžadovaném jednotlivými Obchodními partnery;
5. vyplývající z navázaného smluvního vztahu a poskytování služeb KAPITOLu - např. údaje o uzavřených smlouvách, jejich trvání, platební historii klienta, změnách smluv;
6. získané na základě komunikace mezi KAPITOLem a klientem - písemné zápisy z osobní komunikace, písemnou a elektronickou komunikaci, objednávky z e-shopu, chatové a videochatové komunikace atd.

Po jako dobu získané osobní údaje zpracováváme?

Zpracovávané osobní údaje uchováváme pouze po dobu stanovenou právními předpisy upravujícími naši zprostředkovatelskou činnost a pro účely našich oprávněných zájmů nejméně po dobu 12 let ode dne ukončení platnosti kupní smlouvy nebo ode dne, kdy došlo poslednímu jednání nebo komunikaci s klientem.

V případě probíhajícího soudního či správního řízení uchováváme osobní údaje vždy do pravomocného skončení příslušného řízení.

2C. Činnost realitního zprostředkovatele

0 jaké osobní údaje v tomto případě jde?

Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje fyzických osob, kterým jsme poskytli, poskytujeme či budeme poskytovat naše služby realitního zprostředkování (vymezení naleznete v článku 1. bod B.) nebo jejichž osobní údaje jsme v souvislosti s poskytováním tohoto typu služeb získali a je nutné jejich zpracování. 

Jde o fyzické osoby:

1. u nichž na základě zprostředkovatelské činnosti KAPITOLu došlo k uzavření smlouvy či přípravu návrhu smlouvy (kupní, nájemní, podnájemní, pacht atd.);
2. u nichž byla jednání o zprostředkování uzavření smlouvy či příprava návrhu smlouvy ukončena před jejím uzavřením;
3. které jednají v zastoupení našeho klienta (zákonní zástupci, opatrovníci, zmocněnci na základě plné moci, členové statutárních orgánů právnické osoby, zmocnění zástupci právnické osoby, starostové a další oprávnění představitelé územních samospráv, neziskových organizací, apod.),
4. jejichž osobní údaje jsou nezbytné pro řádné uzavření dané smlouvy (např. vlastník či spoluvlastníci nemovitosti, ručitelé, spoludlužníci, zástavní věřitelé a dlužníci, pronajímatelé či nájemci, statutární orgán právnické osoby, skutečný vlastník, politicky exponovaná osoba atd.).

Jaké kategorie osobních údajů v tomto případě zpracováváme?

1. identifikační údaje, jimiž se rozumí osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci (zejména jméno, příjmení, datum narození nebo rodné číslo, bydliště, podpis, v případě podnikatelů také sídlo nebo místo podnikání, IČO a DIČ);
2. kontaktní údaje, tedy osobní údaje umožňující nám kontakt s fyzickou osobou (zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, datová schránka, bankovní spojení);
3. osobní údaje, které jsou obsaženy ve veřejně přístupných rejstřících, seznamech či evidencích (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, evidence skutečných majitelů, insolvenční rejstřík atd.);
4. nezbytné pro uzavření smluv či pro přípravu návrhů smluv;
5. nezbytné pro účely identifikace a kontroly dle legislativy pro prevenci legalizace výnosů z trestné činnosti a financování mezinárodního terorismu (např. místo narození, pohlaví, státní občanství, dále druh a číslo průkazu totožnosti, údaje o politicky exponované osobě a skutečném majiteli),
6. vyplývající z navázaného smluvního vztahu a poskytování služeb KAPITOLu - zejména údaje o uzavřených smlouvách, jejich trvání, platební historii klienta, změnách smluv apod.;
7. získané na základě komunikace mezi KAPITOLem a klientem - písemné zápisy z osobní komunikace, písemnou a elektronickou komunikaci, chatové a videochatové komunikace atd.

Po jako dobu získané osobní údaje zpracováváme?

Zpracovávané osobní údaje uchováváme pouze po dobu stanovenou právními předpisy upravujícími oblast realitního zprostředkování,  pro účely našich oprávněných zájmů nejméně  dobu 12 let ode dne uzavření zprostředkované smlouvy nebo ode dne, kdy došlo k poslednímu jednání s klientem.

V případě probíhajícího soudního či správního řízení uchováváme osobní údaje vždy do pravomocného skončení příslušného řízení.

2D. Zaměstnanci a uchazeči o zaměstnání

O jaké osobní údaje v tomto případě jde?

Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje fyzických osob, s nimiž jsme v postavení zaměstnavateli uzavřeli pracovní smlouvu, dohodu o provedení práce či dohodu o pracovní činnosti a osobní údaje rodinných příslušníků našich zaměstnanců.

Současně zpracováváme i osobní údaje osob, které projevily zájem o zaměstnání u KAPITOLu, tedy uchazečů o zaměstnání.

Jaké kategorie osobních údajů zpracováváme o našich zaměstnancích?

1. Identifikační údaje, jimiž se rozumí zejména jméno, příjmení, titul, rodné číslo, bylo-li přiděleno, datum narození, místo a stát narození, adresa trvalého pobytu, státní příslušnost, číslo a platnost průkazu totožnosti, pohlaví, číslo sociálního pojištění, identifikaci zdravotní pojišťovny, zaměstnanecké číslo, fotografie;
2. Kontaktní údaje, tedy osobní údaje, které nám umožňují kontakt se zaměstnancem zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa;
3. Mzdové informace, zejména číslo bankovního účtu, výše mzdy a informace rozhodné pro její výpočet, odměny, cestovní a jiné náhrady, srážky ze mzdy (včetně informací o exekuci a insolvenci). 
4. Daňové informace, zejména informace a  dokumenty prokazující nárok na odečet nezdanitelné části základu daně, slevy na dani a nároku na daňové zvýhodnění, tedy například informace o rodinném stavu;
5. Údaje související s výkonem práce, docházka a přítomnost v práci, čerpání dovolené a náhradního volna, údaje o plnění pracovních povinností a jejich evaluace (v případě zaměstnanců call center i nahrávky telefonních hovorů), informace  a dokumenty o vzdělání a absolvovaných školeních, benefity, evidence případných porušení pracovních povinností, informace a doklady (potvrzení) o způsobilosti k výkonu práce;
6. Bezpečnostní a systémové informace, tj. systémové přihlašovací údaje, číslo přístupové karty, identifikační údaje věcí a zařízení, které byly zaměstnanci svěřeny (např. počítač, mobilní telefon, automobil), lokalizační údaje svěřeného automobilu, příp. mobilního telefonu, identifikace vzdáleného připojení, informace o přístupu k aplikacím a systémům KAPITOLu;
7. Informace o zdravotním stavu v rozsahu nutném pro plnění zákonných povinností zaměstnavatele, kterými se rozumí zejména informace o pracovních úrazech a nemocech z povolání a tělesném postižení;
8. Zákonné předpoklady pro výkon zprostředkovatelské činnosti zaměstnance - doklady o vzdělání, složení předepsaných zkoušek, výpis z rejstříku trestů, čestné prohlášení, insolvence, obsah přidělené e-mailové schránky.

Jaké kategorie osobních údajů zpracováváme o rodinných příslušnících našich zaměstnanců?

1. Základní identifikační údaje, tj. jméno, příjmení, bydliště, datum narození, rodné číslo;
2. Údaje nutné pro řádné uplatnění daňových slev pro zaměstnance - zejména vztah k zaměstnanci, doklady o studiu, doklady pro splnění daňových slev zaměstnance.

Jaké kategorie osobních údajů zpracováváme o uchazečích o zaměstnání?

1. Identifikační údaje - zejména jméno, příjmení, titul, datum narození a pohlaví;
2. Kontaktní údaje - kontaktní adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa;
3. Údaje související s výkonem práce - doklady o vzdělání, absolvovaných školeních, předchozí zkušenosti a reference;
4. Údaje o posouzení vhodnosti - hodnocení vhodnosti (včetně výsledků z assessment centra) a výsledky testů.

Po jako dobu získané osobní údaje zpracováváme?

Osobní údaje zaměstnanců (s níže uvedenými výjimkami) uchováváme pouze po dobu stanovenou právními předpisy upravujícími oblast pracovněprávní, oblast zdravotního a sociálního pojištění, a to vždy nejméně po dobu trvání pracovního nebo obdobného poměru a po jeho skončení po dobu trvání promlčecí doby (v délce  maximálně 15 let od skončení pracovního nebo obdobného poměru).

Informace o zdravotním stavu zaměstnanců zpracováváme po dobu maximálně 45 let od konce účetního období, v němž skončil pracovní nebo obdobný poměr.

Informace o trestní bezúhonnosti zaměstnanců uchováváme po dobu maximálně 10 let od skončení pracovního nebo obdobného poměru.

Osobní údaje rodinných příslušníků zpracováváme po dobu maximálně 45 let od konce účetního období, v němž skončil pracovní nebo obdobný poměr.

Osobní údaje uchazečů o zaměstnání uchováváme po dobu maximálně 10 let od skončení výběrového řízení.

2E. Poradci a realitní makléři

O jaké osobní údaje v tomto případě jde?

Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje fyzických osob,

1. s nimiž jsme uzavřeli smlouvu o obchodním zastoupení či komisionářskou smlouvu, jejímž předmětem je finanční zprostředkování, zprostředkování prodeje drahých kovů a jiných neregulovaných produktů či činnost realitního makléře;
2. které jsou statutárními orgány našich poradců;
3. které jsou zaměstnanci našich poradců či realitních makléřů;
4. s nimiž jsme uzavřeli smlouvu o obchodním zastoupení či komisionářskou smlouvu, avšak k faktickému výkonu zprostředkovatelské činnosti nedošlo, nebo byla jednání ukončena ještě před uzavřením smluvních vztahu (potencionální poradci a realitní makléři).

Jaké kategorie osobních údajů v tomto případě zpracováváme?

1. Identifikační údaje, jimiž se rozumí zejména jméno, příjmení, titul, rodné číslo, bylo-li přiděleno, jinak datum narození, adresa trvalého pobytu, státní příslušnost, přidělené osobní číslo, fotografie;
2. Kontaktní údaje zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa; ID datové schránky;
3. Zákonné předpoklady pro výkon zprostředkovatelské činnosti -  doklady o vzdělání, složení předepsaných zkoušek, výpis z rejstříku trestů, čestné prohlášení, insolvence, exekuce; 
4. Osobní údaje, které jsou obsaženy ve veřejně přístupných rejstřících, seznamech či evidencích (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík atd.);
5. Údaje potřebné pro výplatu odměn, zejména číslo bankovního účtu, informace rozhodné pro její výpočet, DIČ, informace o plátcovství DPH;
6. Údaje související s výkonem činnosti, tj. informace a dokumenty o vzdělání a absolvovaných školeních, benefity, evidence případných porušení povinností, informace a doklady (potvrzení) o způsobilosti k výkonu práce, obsah přidělené e-mailové schránky;
7. Bezpečnostní a systémové informace, tj. systémové přihlašovací údaje, identifikace vzdáleného připojení, identifikační údaje věcí a zařízení, které byly poradci svěřeny, informace o přístupu k aplikacím a systémům KAPITOLu, obsah přidělené e-mailové schránky.

Po jako dobu získané osobní údaje zpracováváme?

Zpracovávané osobní údaje uchováváme pouze po dobu stanovenou právními předpisy pro uchovávání dokladů o našich poradcích a realitních makléřích a dále a pro účely našich oprávněných zájmů nejméně dobu 12 let ode dne ukončení smluvního vztahu s poradcem, realitním makléřem nebo ukončení smluvního vztahu zaměstnance s poradcem nebo po dobu 12 let ode dne, kdy došlo poslednímu jednání s potenciálním poradcem.

V případě probíhajícího soudního či správního řízení uchováváme osobní údaje vždy do pravomocného skončení příslušného řízení.

2F. Dodavatelé

O jaké osobní údaje v tomto případě jde?

Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje fyzických osob,

1. které nám na základě uzavřeného smluvního vztahu poskytují zboží či služby;
2. s nimiž byla jednání ukončena ještě před uzavřením smluvních vztahu (potencionální dodavatelé).

Jaké kategorie osobních údajů v tomto případě zpracováváme?

1. Identifikační údaje, jimiž se rozumí zejména jméno, příjmení, titul, rodné číslo, bylo-li přiděleno, jinak datum narození, adresa trvalého pobytu, místo podnikání, provozovna;
2. Kontaktní údaje zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa; ID datové schránky číslo; bankovního účtu;
3. Osobní údaje, které jsou obsaženy ve veřejně přístupných rejstřících, seznamech či evidencích (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík atd.);
4. Vyplývající z navázaného smluvního vztahu - např. údaje o uzavřených smlouvách, jejich trvání, platební historii, změnách smluv;
5. Získané na základě komunikace mezi KAPITOLem a dodavatelem - písemné zápisy z osobní komunikace, písemnou a elektronickou komunikaci, chatové a videochatové komunikace atd.

Po jako dobu získané osobní údaje zpracováváme?

Zpracovávané osobní údaje uchováváme pouze po dobu stanovenou právními předpisy dále a pro účely našich oprávněných zájmů po dobu 12 let ode dne ukončení smluvního vztahu s dodavatelem nebo po dobu 12 let ode dne, kdy došlo poslednímu jednání s potenciálním dodavatelem.

V případě probíhajícího soudního či správního řízení uchováváme osobní údaje vždy do pravomocného skončení příslušného řízení.

2G. Telefonická a elektronická komunikace, webové stránky

O jaké osobní údaje v tomto případě jde?

Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje fyzických osob, 

1. které jsme kontaktovali prostřednictvím našeho call-centra v rámci nabídky našich služeb;
2. které jsme kontaktovali prostřednictvím našeho call-centra s dotazníkem spokojenosti s našimi službami;
3. kteří nás telefonicky kontaktovali s jejich dotazy či požadavky;
4. kteří navštívili naše webové stránky;
5. kteří nás kontaktovali prostřednictvím kontaktního formuláře na našich webových stránkách.

Jaké kategorie osobních údajů v tomto případě zpracováváme?

1. Základní identifikační údaje, jimiž se rozumí zejména jméno, příjmení;
2. Kontaktní údaje zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa; 
3. Osobní údaje získané na základě komunikace - obsah komunikace;
4. Záznamy telefonních hovorů;
5. Data z internetového prohlížeče - v případě, že fyzická osoba povolí cookies ve webovém prohlížeči, získáváme data o chování fyzické osoby na internetových stránkách (bližší informace ke cookies jsou vždy uvedeny na webových stránkách KAPITOLu).

Telefonické hovory uskutečněné na zákaznickou linku jsou vždy nahrávány, na tuto je skutečnost fyzická osoba vždy před uskutečněním hovoru upozorněna.

Po jako dobu získané osobní údaje zpracováváme?

Zpracovávané osobní údaje uchováváme po dobu 5 let od uskutečnění hovoru či data elektronické komunikace.

V případě probíhajícího soudního či správního řízení uchováváme osobní údaje vždy do pravomocného skončení příslušného řízení.

3. Pro jaké účely a z jakých právních důvodů osobní údaje zpracováváme?

Všechny osobní údaje zpracováváme na základě zákonných důvodů zpracování, pro které není potřebný váš souhlas. Rozsah zpracování osobních údajů Kapitolem závisí na účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány, a tomuto vymezenému účelu musí odpovídat i právní důvod pro zpracování.

Mezi zákonné důvody zpracování vašich osobních údajů KAPITOLem patří:

1. Zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je fyzická osoba, pro přípravu podkladů nezbytných pro uzavření smlouvy nebo pro přípravu návrhu smlouvy.
2. Zpracování nezbytné pro splnění zákonem stanovených povinností KAPITOLu.
3. Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů KAPITOLu.

Ke zpracování osobních údajů dochází zejména:

• pro účely kontroly zákonnosti a správnost činnosti KAPITOLu, jeho jednotlivých zaměstnanců a spolupracovníků;
• pro sledování kvality služeb a spokojenosti klientů;
• za účelem řádného vyřizování stížností a reklamací;
• pro účely optimalizace poskytování služeb;
• pro zamezení protiprávního jednání vůči klientům; 
• za účelem péče o klienta; 
• pro účely vymáhání pohledávek; 
• pro komunikaci s veřejností; 
• pro účely přímého marketingu – oslovování fyzických osob s nabídkou dalších produktů zprostředkovávaných KAPITOLem.

4. Je nezbytné poskytnout KAPITOLu své osobní údaje?

Právo KAPITOLu na zpracování poskytnutých osobních údajů vyplývá z nařízení Evropského Parlamentu a Rady EU č. 2016/67 - Obecné nařízení o ochraně osobních údajů a z.č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů.

Současně však z jednotlivých právních předpisů upravujících naši zprostředkovatelskou činnost a naše povinnosti jako podnikatele a zaměstnavatele plyne povinnost shora uvedené osobní údaje zpracovávat.

V případě, že nám vaše osobní údaje neposkytnete, nebudeme vám moci zprostředkovat produkt či s vámi uzavřít smlouvu pro nedostatek zákonných informací (včetně uzavření pracovního poměru). V případech stanovených zákonem (zejména v případě zákona proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu) je přímo vyloučeno, abychom bez poskytnutí osobních údajů s vámi smlouvu uzavřeli.

5. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?

Osobní údaje, které zpracováváme, pochází z následujících zdrojů:

1. přímo od našich klientů, vaše osobní údaje a osobní údaje osob zúčastněných na zprostředkované smlouvě jste nám poskytli v souvislosti s poskytnutou službou;
2. od našich poradců, realitních makléřů a zaměstnanců;
3. od orgánů veřejné moci;
4. z veřejně dostupných zdrojů;
5. od vás z našich marketingových akcí, na základě elektronické či telefonické komunikace;
6. v rámci skupiny Vienna Insurance Group získáváme osobní údaje od společnosti Kooperativa pojišťovna, a.s., Vienna Insurance Group.

6. Komu osobní údaje předáváme (příjemci a zpracovatelé osobních údajů)?

Svou zprostředkovatelskou činnost zajišťujeme prostřednictvím sítě obchodních zástupců a zaměstnanců a navázáním smluvních vztahů s Obchodními partnery, jejichž produkty a služby nabízíme našim klientům.

Z tohoto důvodů osobní údaje našich klientů předáváme těmto příjemcům:

• poradcům a realitním makléřům KAPITOLu, kterými jsou fyzické a právnické osoby, jež jménem a na účet KAPITOLu jednají s našimi klienty a kteří osobní údaje zpracovávají na základě smlouvy s námi a dle našich pokynů;
• našim Obchodním partnerům, kteří jsou samostatnými správci osobních údajů (informace o zpracování osobních údajů jsou uvedeny na webové stránce každého Obchodního partnera);
• našim dodavatelům, kteří nám poskytují specializované služby, jedná se zejména o poskytovatele

• účetních, mzdových, daňových a právních služeb, auditory, exekutory;
• IT služeb – služeb webhostingu, služeb datového úložiště, softwarových aplikací, CRM systémů, 
• služeb v oblasti BOZP, zaměstnaneckých benefitů, vzdělávání a školení, kariérního poradenství a dalších personálních služeb;
• pracovnělékařských služeb;
• marketingových a reklamních služeb.

Zpracovatelé při nakládání s osobními údaji jednají vždy na základě uzavřené zpracovatelské smlouvy a pokynů KAPITOLu a jsou povinni dodržovat vysoké standardy zabezpečení osobních údajů.

Osobní údaje dále předáme státním orgánům (Policie ČR, soudy, Česká národní banka, Finanční arbitr, Česká obchodní inspekce atd.), vždy však na základě jejich žádosti a v rozsahu jejich zákonného oprávnění.

7. Jakým způsobem zpracováváme osobní údaje? Jak chráníme osobní údaje?

Dodržujeme zásadu zákonnosti a minimalizace zpracování - zpracováváme osobní údaje pro stanovené účely, v nezbytném rozsahu a po nezbytně nutnou dobu.

Při poskytování zprostředkovatelských služeb nevyužíváme nástroje automatického rozhodování, včetně profilování, požadavky a potřeby každého klienta jsou vždy posuzovány individuálně. Takto získané osobní údaje sdružujeme v interních systémech KAPITOLu, což znamená, že při uzavření další smlouvy či poskytnutí služby jsou nové osobní údaje propojeny s údaji, které jste nám poskytli již dříve. Tím zjednodušujeme poskytování našich služeb a zajišťujeme aktuálnost osobních údajů.

Osobní údaje zpracováváme ručně i automaticky, poté jsou ukládány v listinné podobě i elektronicky do datových úložišť KAPITOLu nebo jeho zpracovatelů. Vaše osobní údaje chráníme před neoprávněným přístupem, jejich zničením, poškozením či odcizením stejně jako před jejich zneužitím, neustále zvyšujeme standard zabezpečení našich IT systému, provádíme jeho systémové analýzy a sledujeme rizika našich systémů za účelem jejich minimalizace.

KAPITOL má zajištěno:

• fyzické zabezpečení svých datových center, stejně jako datových center svých zpracovatelů;
• zabezpečení zálohování dat a jejich obnovu;
• zaveden systém oddělených přístupů k IT systému, řízení uživatelských práv, postupy pro identifikaci přístupů do IT systémů;
• monitorování a řešení případných bezpečnostních incidentů;
• zabezpečení přenosu dat a zabezpečení koncových stanic; 
• zabezpečení aplikací.

8. Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů KAPITOLem?

Právo na přístup ke svým osobním údajům

Máte právo požadovat po KAPITOLu přístup ke svým osobním údajům za účelem zjištění rozsahu osobních údajů, které o vás zpracováváme. 

Obdržíte od nás písemně informaci o všech osobních údajích, které o vás zpracováváme, práva ostatních osob však nesmí být dotčena.

Právo na opravu zpracovávaných osobních údajů

Máte právo požadovat po KAPITOLu opravu vašich osobních údajů, které o vás zpracováváme. Jakékoliv nepřesné, či neaktuální osobní údaje na základě vašeho podnětu opravíme či doplníme.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo v zákonem stanovených situacích požadovat po KAPITOLu, aby omezil zpracování vašich osobních údajů. Nadále jsme však oprávněni vaše údaje uchovávat v zákonem stanoveném rozsahu a po zákonem stanovenou dobu.

Právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut)

Máte právo požadovat po KAPITOLu výmaz zpracovávaných osobních údajů v případech stanovených právními předpisy, nebo jestliže je naše zpracování neoprávněné. Za situace, kdy však jsme povinni vaše osobní údaje zpracovávat, vám po zákonem stanovenou dobu nebudeme moci vyhovět. Jakmile uplyne zákonná doba nebo skončí účel, pro který osobní údaje zpracováváme, vymažeme je nebo provedeme jejich anonymizaci.

Uplatnit námitku proti zpracování osobních údajů

Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že důvodem zpracování je oprávněný zájem KAPITOLu. V tomto případě jsme povinni ukončit zpracování vašich osobních údajů, pokud závažné oprávněné důvody pro toto zpracování nepřevažují nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami.

Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že je zpracování prováděno pro účely přímého marketingu. Na základě vaší písemně uplatněné námitky bez zbytečného odkladu přestaneme vaše osobní údaje pro tento účel zpracovávat.

Právo na přenositelnost zpracovávaných osobních údajů

Máte právo na přenositelnost svých osobních údajů zpracovávaných KAPITOLem v případě, že je zpracování založeno na smlouvě, či její přípravě nebo je prováděno na základě vámi poskytnutého souhlasu a zpracování je prováděno automatizovaně. Vaše osobní údaje vám předáme v běžném, strojově čitelném formátu nebo je předáme osobě, kterou určíte.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnosti proti zpracování vašich osobních údajů ze strany KAPITOLu nebo pokud se domníváte, že neplníme své povinnosti vztahující se zpracování vašich osobních údajů, a to dozorovému orgánu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.cz

Jak svá práva můžete uplatnit?

Vaše práva vztahující ke zpracování osobních údajů můžete uplatnit:

• písemně v listinné formě zasláním na adresu našeho sídla,
• elektronicky zasláním z vaší datové schránky do naší datové schránky.

Proto, abychom Vaše osobní údaje nepředali třetí osobě, či s nimi neuskutečnili jinou nezákonnou operaci, je nezbytné, aby byl Váš podpis na uplatnění práv úředně ověřen - to neplatí v případě odeslání z vaší datové schránky.

Do 30 dnů od doručení vašeho požadavku vás budeme informovat o tom, jaká opatření jsme na základě vašeho uplatnění práv přijali.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

KAPITOL s účinností od 25. 5. 2018 jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, na kterého se mohou obracet všechny fyzické osoby, jejichž osobní údaje zpracováváme. Pověřenec dohlíží také na vyřizování žádostí subjektů osobních údajů.

Pověřence pro ochranu osobních údajů můžete kontaktovat na adrese:

Pověřenec pro ochranu osobních údajů
KAPITOL, a.s.
Vlněna 526/3, Trnitá
602 00 Brno
e-mail: dpo@kapitol.cz

Tyto Informace o zpracování osobních údajů společnosti KAPITOL a.s. jsou platné od 1. 5. 2024.